145. löggjafarþing 2015–2016.

Þingskjal 1518 — 699. mál.

Svar

umhverfis- og auðlindaráðherra við fyrirspurn frá Brynhildi Pétursdóttur um fundahöld.

1.	Hversu margir hefðbundnir fundir voru haldnir í ráðuneytinu árin 2014 og 2015 með starfsmönnum undirstofnana þess sem eru á landsbyggðinni?

Ekki er haldin sérstök skrá yfir þá fundi sem haldnir eru í ráðuneytinu með starfsmönnum undirstofnana almennt. Samkvæmt upplýsingum á grundvelli boðaðra funda í dagbókum starfsmanna voru haldnir 43 fundir á árunum 2014 og 2015 með stofnunum á landsbyggðinni.

Í mörgum tilfellum hafa verið haldnir fundir með starfsmönnum stofnana í tengslum við önnur erindi þeirra til höfuðborgarsvæðisins og hafa þá viðkomandi starfsmenn ekki verið boðaðir sérstaklega til fundar.

2.	Hversu margir fjarfundir voru haldnir í ráðuneytinu umrædd ár með starfsmönnum stofnana þess sem eru úti á landi?

Ekki er haldin sérstök ská yfir fjarfundi en algengast er að haldnir séu símafundir með starfsmönnum stofnana á landsbyggðinni ef á þarf að halda, sérstaklega þegar um er að ræða fámenna fundi. Margir fundir með starfsmönnum stofnana úti á landi eru haldnir með fjar
fundaaðferð. Tveir fundir voru haldnir á umræddu tímabili þar sem stuðst var við myndfjar
fundabúnað.

3.	Hver var kostnaður stofnana ráðuneytisins vegna ferða starfsmanna þess til og frá Reykjavík vegna funda í ráðuneytinu árin 2014 og 2015?

Samkvæmt upplýsingum frá stofnunum kemur fram að kostnaður hafi alls numið um 3,8 millj. kr. fyrir árin 2014 og 2015. Hafa ber í huga að í einhverjum tilfellum nýttu stofnanir sér áður bókuð erindi til höfuðborgarsvæðisins til að eiga einnig fundi í ráðuneytinu og því liggur ekki fyrir beinn kostnaður vegna slíkra funda með skýrum hætti.

4.	Hefur starfsfólk ráðuneytisins fengið þjálfun í notkun á fjarfundabúnaði, bæði hvað varðar tæknilegu hliðina og fundarstjórn?

Ekki hefur verið talin sérstök þörf á almennri þjálfun starfsmanna í notkun slíks búnaðar þar sem hann er mörgum starfsmönnum kunnugur og aðgengilegur. Komi til þess að starfs
menn þurfi aðstoð hefur ráðuneytið á að skipa kunnáttufólki á þessu sviði sem hefur fengið viðeigandi þjálfun í notkun búnaðarins og getur því aðstoðað og leiðbeint.

5.	Telur ráðherra að unnt sé að auka skilvirkni og afköst í starfsemi ríkisins með notkun fjarfundabúnaðar og ef svo er, hvernig? Hefur ráðuneytið mótað og kynnt stefnu í þessu sambandi?

Nokkrar stofnanir ráðuneytisins eru á landsbyggðinni (Gunnarsholti, Egilsstöðum, Akureyri). Ráðuneytið hefur til margra ára notast við fjarfundabúnað (fjarfundasíma) þegar því hefur verið við komið og form og tilefni funda boðið upp á slíkt. Í upphafi árs 2016 var keyptur fjarfundamyndbúnaður sem hefur verið notaður í nokkrum tilfellum með góðum árangri, þá einkum þar sem erlendir aðilar hafa komið að sem þátttakendur. Ráðherra telur að án efa megi auka skilvirkni og afköst í starfsemi ríkisins með notkun fjarfundabúnaðar. Kostir fjarfunda umfram hefðbundna fundi eru þeir að bæði tími og kostnaður sparast saman
borið við hefðbundna fundi, þannig nýtist vinnutími starfsmanna betur. Í þessum tilgangi hefur ráðuneytið einnig keypt litlar myndavélar á hverja vinnustöð.

Í umhverfisstefnu ráðuneytisins eru starfsmenn hvattir til að notast við fjarfundi eins og kostur er þar sem það sparar flugferðir og akstur með tilheyrandi útblæstri og notkun auðlinda.