151. löggjafarþing 2020–2021.

Þingskjal 1456 — 581. mál.

Svar

mennta- og menningarmálaráðherra við fyrirspurn frá Birni Leví Gunnarssyni
um skráningu samskipta í ráðuneytinu.

1.	Hversu oft hafa verið skráð í ráðuneytinu formleg samskipti, fundir og óformleg sam
skipti frá því að reglur nr. 320/2016 tóku gildi, sbr. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands, nr. 115/2011? Svar óskast sundurliðað eftir árum og tegundum samskipta.

Með endurskoðuðum reglum um skráningu samskipta sem tóku gildi árið 2016 var leitast við að samræma skráningu á óformlegum samskiptum" milli ráðuneyta. Í reglunum eru ó
formleg samskipti skilgreind sem munnleg samskipti, þar á meðal símtöl og fundir, þar sem lýst er afstöðu eða veittar upplýsingar sem teljast hafa þýðingu fyrir mál sem er til meðferðar í ráðuneyti eða teljast mikilvægar vegna málefna sem heyra undir ráðuneytið, enda komi af
staðan eða upplýsingarnar ekki fram í öðrum skráðum gögnum." Formleg samskipti eru þar skilgreind sem innkomin erindi, útsend erindi og svör, og fundir sem boðað er til.

Í skjalakerfi ráðuneytisins er ekki gerður greinarmunur á óformlegum og formlegum sam
skiptum en út frá forsendum fyrirspurnarinnar er unnt að skipta skráðum samskiptum eftir því sem hér segir.

Eftirfarandi er yfirlit yfir formleg samskipti, eins og þau eru skilgreind í reglum nr. 320/2016, um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, eftir tegundum:

2021	2020	2019	2018	2017	2016
Bréf og orðsendingar	624	3.401	3.987	3.806	3.840	3.560
Fundargerðir	137	775	671	662	640	500
Tölvupóstar	5.243	27.724	23.253	22.808	18.192	17.433
Samtals	6.004	31.900	27.911	27.276	22.672	21.493

Í svarinu eru bréf og orðsendingar tekin saman enda er ekki skýr greinarmunur á milli þeirra í framkvæmd. Sú athugasemd skal gerð að í tölvupósti, t.d. milli starfsmanna innan ráðuneytis, geta verið skráð margvísleg símtöl/samtöl/minnispunktar. Þannig getur tölvupóst
ur innihaldið allar tegundir formlegra og óformlegra samskipta.

Eftirfarandi er yfirlit yfir óformleg samskipti, eins og þau eru skilgreind í reglum nr. 320/2016, um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, eftir tegundum:

2021	2020	2019	2018	2017	2016
Athugasemdir	5	18	41	20	16	28
Samtöl, símtöl, frásagnir	15	101	78	59	59	38
Minnispunktar	0	7	10	2	7	16
Samtals	20	126	129	81	82	82

Í svarinu eru samtöl, símtöl og frásagnir teknar saman enda er ekki skýr greinarmunur á milli þeirra í framkvæmd.

Endurskoðaðar reglur um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands tóku gildi í apríl árið 2016. Ekki er hæglega unnt að aðgreina skráð samskipti eftir því hvort þau fóru fram fyrir eða eftir þann tíma og því eru skráningar fyrir allt árið 2016 sýndar.

2.	Hversu oft á hverju ári hafa verið skráð í ráðuneytinu óformleg samskipti, þ.e. munnleg samskipti, símtöl og fundir, samkvæmt sömu reglum þar sem aðilar voru:

a.	ráðuneytið við annað eða fleiri ráðuneyti,

b.	ráðuneytið við stofnanir,

c.	ráðuneytið við aðila utan ráðuneytis?

Skjalakerfi ráðuneytisins býður ekki upp á sundurliðun eða sjálfvirka greiningu niður á þær tegundir sem tilgreindar eru. Handvirk greining myndi kalla á tímafreka yfirferð og flokkun á miklum fjölda skjala og því er ekki unnt að veita efnisleg svör við þessum lið fyrirspurnarinnar. Eins og sjá má af svari við 1. tölul. er um tugi óformlegra samskipta að ræða á ári hverju.

3.	Í hversu mörgum tilfellum, á hverju ári, voru samskiptin skv. 1. og 2. tölul. á milli ráð
herra og aðila utan ráðuneytis?

Sjá svar við 2. tölul. fyrirspurnarinnar.

4.	Telur ráðherra að skráning skv. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands og reglna nr. 320/2016 gefi greinargóða mynd af óformlegum samskiptum um mikilvægar upplýsingar fyrir ráðherra milli ráðuneyta eða aðila utan ráðuneytis? Er tilefni til þess að gera slíka skráningu aðgengilegri og gagnsærri, t.d. í dagbók ráðherra?

Reglur um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, nr. 320/2016, eru á forræði forsætisráðherra og vísað er til svara hennar við sömu fyrirspurn.