154. löggjafarþing 2023–2024.	Prentað upp.

Þingskjal 1709 — 962. mál.	Fyrirsögn.

Svar

innviðaráðherra við fyrirspurn frá Arndísi Önnu Kristínardóttur Gunnarsdóttur
og Birni Leví Gunnarssyni um skrifleg svör ráðherra
við fyrirspurnum frá alþingismönnum.

1.	Hvert er ferlið í ráðuneytinu þegar fyrirspurn skv. 57. gr. laga um þingsköp Alþingis berst frá alþingismanni sem óskar skriflegs svars? Hvernig er það skráð í skjalavistun
arkerfi ráðuneytisins?

Eftirfarandi er ferlið í ráðuneytinu fyrir fyrirspurnir frá alþingismönnum þar sem óskað er skriflegs svars:

a.	Skjalasafn stofnar mál og sendir skrifstofustjóra skrifstofunnar, sem fyrirspurn Alþingis beinist að, fyrirspurnina um leið og hún berst ráðuneytinu með afrit á verkefnastjóra á skrifstofu stefnumótunar og fjárlaga og aðstoðarmenn ráðherra. Skrifstofustjóri útdeilir verkefninu til starfsmanns og breytir ábyrgðaraðila í málaskrá. Skrifstofustjóri getur gefið fyrirmæli um að tilteknir málaflokkar séu skráðir beint á viðkomandi sérfræðing.

b.	Verkefnastjóri á skrifstofu stefnumótunar og fjárlaga færir upplýsingar um fyrirspurn inn í yfirlit yfir fyrirspurnir sem vistað er á Teams-svæði fyrir þingfyrirspurnir.

c.	Ábyrgðaraðili semur drög að svari og vistar drög á Teams-svæðinu. Þegar drögin hafa verið samþykkt af skrifstofustjóra eru þau færð í möppu fyrir aðstoðarmenn ráðherra á sama Teams-svæði til yfirlestrar. Drög að svari skulu tilbúin sem fyrst þannig að tryggt sé að ráðherra og aðstoðarmaður hans/hennar hafi tíma til yfirlestrar og endurbóta. Gera skal ráð fyrir að ráðherra þurfi a.m.k. þrjá daga til að fara yfir svarið.

d.	Ábyrgðaraðili tilkynnir aðstoðarmönnum ráðherra með afriti á verkefnastjóra á skrif
stofu stefnumótunar og fjárlaga og skrifstofustjóra þegar drög eru tilbúin. Aðstoðar
maður ber drögin undir ráðherra og gerir breytingar eftir þörfum. Þegar aðstoðarmaður ráðherra hefur tilkynnt ábyrgðaraðila og skrifstofustjóra að svarið sé samþykkt tilkynnir ábyrgðaraðili það verkefnastjóra á skrifstofu stefnumótunar og fjárlaga.

e.	Samkvæmt lögum um þingsköp Alþingis skal svara skriflegri fyrirspurn innan 15 virkra daga. Takist ekki að svara fyrirspurninni innan 15 virkra daga skal ábyrgðaraðili til
kynna það til verkefnastjóra á skrifstofu stefnumótunar og fjárlaga sem gerir forseta Alþingis skriflega grein fyrir að það verði seinkun á svari, gefur upplýsingar um ástæður þess og hvenær svars megi vænta.

f.	Verkefnastjóri á skrifstofu stefnumótunar og fjárlaga útbýr lokaútgáfu skjals og sér um að koma svarinu á tölvutæku formi á: skjalavinnsla@althingi.is, thingfundaskrifstofa@
althingi.is og skjalasafn@althingi.is og jafnframt afriti á ábyrgðaraðila, skrifstofustjóra, aðstoðarmenn og verkefnastjóra yfirstjórnar.

g.	Þegar svar hefur verið sent úr málinu sér ábyrgðaraðili um að loka máli.

Fyrirspurnir frá Alþingi eru skráðar í skjalavistunarkerfi ráðuneytisins með eftirfarandi hætti:

Beiðni um skriflegt svar við fyrirspurn frá Alþingi berst í pósthólf ráðuneytisins. Skjala
stjóri býr til nýtt mál í viðeigandi málasniðmáti í málaskrá ráðuneytisins. Í málasniðmátið eru forskráðar upplýsingar um tímafrest, starfsfólk sem skráð er á allar þingfyrirspurnir og mála
lykil. Ábyrgðaraðili er skráður á málið (ýmist skrifstofustjórar eða sérfræðingar viðkomandi málaflokks). Fyrirspurnin er sett inn á málið og öllu starfsfólki sem skráð er á málið send til
kynning.

2.	Hversu langur tími leið að jafnaði undanfarin þrjú ár frá því að fyrirspurn var útbýtt þar til ráðuneytið sendi forseta Alþingis skriflegt svar? Svar óskast sundurliðað eftir löggjafarþingum og fyrirspyrjendum.

Innviðaráðuneytið var stofnað 1. febrúar 2022 og miðast svarið við tímabilið frá stofnun ráðuneytisins til 11. apríl 2024 þegar fyrirspurninni var útbýtt. Svarið er sundurliðað í með
fylgjandi töflum eftir löggjafarþingum, fyrirspyrjendum og fjölda daga að meðaltali. Rétt er að nefna að um er að ræða heildarfjölda daga frá því að fyrirspurn var útbýtt og þar til ráðu
neytið sendi forseta Alþingis skriflegt svar, þ.m.t. helgar og lögbundnir frídagar. Í einhverj
um tilvikum hafði verið óskað eftir fresti til að skila skriflegu svari.

3.	Hvaða aðilar í ráðuneytinu sjá um vinnslu skriflegra svara, frágang þeirra, yfirlestur og sendingu til forseta Alþingis? Hversu langan tíma tók hvert þessara skrefa að jafnaði undanfarin þrjú ár? Svar óskast sundurliðað eftir löggjafarþingum og fyrirspyrjendum.

Flest starfsfólk ráðuneytisins kemur með einhverjum hætti að vinnslu skriflegra svara, frá
gangi þeirra, yfirlestri og/eða sendingu þeirra til forseta Alþingis, sbr. svar við 1. lið fyrir
spurnarinnar.

–	Skjalastjóri skráir þingfyrirspurnir í skjalavistunarkerfi ráðuneytisins og upplýsir starfs
fólk eins og við á.

–	Skrifstofustjóri viðkomandi málaflokks stýrir því hvaða starfsfólk útbýr svör hverju sinni og samþykkir lokadrög að svörum áður en þau eru send aðstoðarmönnum ráðherra.

–	Sérfræðingar í þeim málaflokkum sem fyrirspurnin beinist að sjá um að undirbúa skrif
leg svör. Í sumum tilfellum þarf aðkomu fleiri en eins sérfræðings.

–	Þegar drög að skriflegum svörum eru útbúin er gjarnan þörf á frekari aðkomu annars starfsfólks en viðkomandi sérfræðinga, svo sem rekstrarstjóra ef spurt er um kostnað og upplýsingafulltrúa eða skrifstofustjóra ef samræma á forsendur svara á milli ráðuneyta.

–	Verkefnastjóri á skrifstofu stefnumótunar og fjárlaga sér um umsýslu vegna þingfyrir
spurna, svo sem skráningu í yfirlit yfir þingfyrirspurnir og samskipti við Alþingi, starfs
fólk ráðuneytisins, stofnana og annarra sem koma að vinnslu fyrirspurnarinnar.

–	Verkefnastjóri yfirstjórnar er aðstoðarmönnum ráðherra og ráðherra innan handar eftir þörfum.

–	Ráðuneytisstjóri, aðstoðarmenn ráðherra og ráðherra lesa yfir fyrirspurnir og samþykkja fyrir sitt leyti.

–	Loks má nefna að í sumum tilvikum beinast fyrirspurnir einnig að stofnunum ráðuneytis
ins og í þeim tilvikum koma yfirleitt a.m.k. þrjú í hverri stofnun að verkefninu, þ.e. þau sem taka við fyrirspurninni og skrá í skjalastjórnunarkerfi viðkomandi stofnunar, þau sem útbúa drög að svari og loks yfirmaður sem samþykkir drögin sem send eru ráðuneyt
inu.

–	Þannig má áætla að allt frá 6 til 30 einstaklingar og jafnvel fleiri geti komið að vinnslu skriflegs svars, frágangi þess, yfirlestri og sendingu til forseta Alþingis, allt eftir um
fangi viðkomandi fyrirspurnar.

Ekki er haldið sérstaklega utan um hve langan tíma hvert skref tekur og getur ráðuneytið því ekki upplýst um það. Athygli er þó vakin á því að fyrirspurnir eru mjög misumfangs
miklar og eru allt frá því að þeim sé hægt að svara á mjög skömmum tíma með einföldum hætti í að vera mjög viðamiklar og krefjast aðkomu margra aðila og/eða gagnaöflunar.