samræming verklags um fjarfundi á vegum ráðuneyta.
Virðulegi forseti. Ég mæli hér fyrir nefndaráliti með breytingartillögum um tillögu til þingsályktunar um samræmingu verklags um fjarfundi á vegum ráðuneyta. Þingsályktunartillagan liggur fyrir á þskj. 45 og er mál nr. 45.
Nefndin fjallaði um málið og fékk á sinn fund fulltrúa frá rekstrarfélagi Stjórnarráðsins og frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga og Samtökum sveitarfélaga á Suðurlandi. Umsagnir bárust fyrst og fremst frá sveitarfélögum og landshlutasamtökum sveitarfélaga. Með tillögunni er lagt til að Alþingi álykti að fela forsætisráðherra að innleiða verklagsreglur fyrir ráðuneyti Stjórnarráðsins um fjarfundi til að auðvelda stofnunum, sveitarstjórnum og öðrum aðilum um allt land samskipti við ráðuneytin. Lagt er til að ráðherra skipi starfshóp sem geri tillögur að verklagsreglum og vinni áætlun um innleiðingu nýs verklags. Fram kemur að ráðherra skuli kynna Alþingi niðurstöður starfshópsins eigi síðar en í september 2018, segir í tillögunni. Nefndin leggur hins vegar til þá breytingu að það verði eigi síðar en 1. nóvember 2018 þannig að svigrúm gefist til að vinna að stefnu og verklagsreglum.
Aðeins um fjarfundi: Það hefur verið ítrekuð krafa frá aðilum víða um land að auka aðgengi að fjarfundum. Lengi vel var þetta bundið við ákveðinn fjarfundabúnað en nú eru fjarfundirnir ekki lengur háðir því að hafa sérstakan fjarfundabúnað heldur er yfirleitt um að ræða að tengja saman góðar tölvur, réttan hugbúnað og hugsanlega sjónvarp eða skjávarpa.
Á fundum nefndarinnar var rætt um mikilvægi þess að tryggja aðgengi að stjórnsýslunni, þ.e. ráðuneytum Stjórnarráðs Íslands, sem öll hafa aðsetur í Reykjavík, auk fjölda annarra stofnana. Bent var á að fjöldi fólks þurfi reglulega að eiga í samskiptum við framkvæmdarvaldið, m.a. á fundum, og það geti verið bæði tímafrekt og kostnaðarsamt að þurfa að fara langar vegalengdir allt árið um kring vegna funda í höfuðborginni, hvort sem það eru einstaklingar, fyrirtæki, sveitarstjórnir eða stofnanir sem þurfa að sækja slíka fundi. Í ljósi mikilla tækniframfara á síðustu árum sé því nauðsynlegt að leggja frekari áherslu á fjarfundi. Rætt var um að algengt sé að boðið sé upp á símafundi en að æskilegt væri að hægt væri að eiga fjarfundi í mynd, þar sem það skipti máli að geta tjáð sig og átt samskipti augliti til auglitis. Myndfundir krefjast ekki lengur sérstaks búnaðar, heldur þarf að tryggja að sá vélbúnaður og hugbúnaður sem til staðar er á hefðbundnum skrifstofum og í fundarherbergjum vinni saman þannig að hann nýtist til myndfunda. Nefndin tekur undir þessi sjónarmið og telur mikilvægt að nýta tækni til að tryggja aðgengi að stjórnvöldum og samskipti við þau, óháð búsetu.
Við meðferð málsins í nefndinni var rætt um stöðu mála að því er varðar nauðsynlegan búnað og þekkingu til að halda fjarfundi. Bent var á að hjá stjórnvöldum geti tæknibúnaður til að halda fjarfundi verið til staðar en þörf sé á að bæta kennslu og þjálfun starfsfólks í notkun búnaðarins til að hann nýtist sem skyldi. Bæði þarf að auka tæknilega þekkingu og þekkingu á vinnulagi við stjórnun og skipulag og þátttöku í fjarfundum. Fram kom að hjá rekstrarfélagi Stjórnarráðsins sé unnið að því að kanna hver staðan sé með búnað og lausnir til að halda fjarfundi. Þá komu fram sjónarmið um að gæta þurfi að öryggissjónarmiðum þegar um er að ræða samskipti í stjórnsýslunni á fjarfundum, einkum varðandi miðlun gagna og skjalavörslu í tengslum við fjarfundi.
Á fundum nefndarinnar var einnig rætt um inntak samræmdra verklagsreglna fyrir ráðuneyti Stjórnarráðs Íslands, hvort setja ætti tiltekin skilyrði fyrir því að halda fjarfundi eða undanskilja tiltekna fundi. Fyrir nefndinni komu jafnframt fram sjónarmið um að til viðbótar við verklagsreglur sé mikilvægt að mótuð verði stefna um fjarfundi af hálfu Stjórnarráðs Íslands, sem gæti verið hluti af frekari stefnumótun um samskipti og aðgengi að stjórnsýslunni. Í ljósi þessa leggur nefndin til þá breytingu að auk þess að móta og innleiða verklagsreglur verði mótuð stefna.
Nefndin telur mikilvægt að hugað verði að samræmdum kröfum til nýtingar tæknibúnaðar og eftir atvikum þekkingar og þjálfunar starfsfólks ráðuneyta til að fjarfundir verði raunhæfur kostur. Samkvæmt þingsályktunartillögunni er gert ráð fyrir að forsætisráðherra skipi starfshóp sem geri tillögur að verklagsreglum og vinni áætlun um innleiðingu nýs verklags. Nefndin telur, eins og áður sagði, nauðsynlegt að mótuð verði stefna um fjarfundi sem taki til Stjórnarráðs Íslands og leggur því til breytingartillögu þess efnis. Í framhaldi af mótun stefnunnar geri starfshópurinn tillögur um inntak samræmdra verklagsreglna. Nefndin telur eðlilegt að starfshópurinn fari yfir verklag ráðuneytanna og hvaða kröfur þurfi að gera til öryggis fjarfunda og hafi svigrúm til að móta tillögur sínar.
Ég hef nú rakið það sem snýr beint að þingsályktunartillögunni eins og hún lá fyrir og breytingartillögunni sem nefndin leggur til. Auk þess fjallaði nefndin um aðra viðburði á vegum stjórnvalda. Á fundum nefndarinnar komu fram sjónarmið um að æskilegt sé að notkun fjarfunda eða útsendinga hjá ráðuneytum og stofnunum nái til fleiri viðburða en hefðbundinna funda. Á vegum stjórnvalda eru oft skipulagðar ráðstefnur eða aðrir þekkingar- og samráðsviðburðir sem mikilvægt er að sem flestir geti fylgst með eða tekið þátt í, óháð staðsetningu. Hægt er að auðvelda fólki þátttöku í slíkum viðburðum með því til dæmis að senda dagskrá þeirra út í beinni útsendingu eða með því að gera upptökur slíkra viðburða aðgengilegar með rafrænum hætti. Nefndin tekur undir þessi sjónarmið og hvetur stjórnvöld til að huga að því að gera ráðstefnur og aðra viðburði aðgengilegri með aukinni tækni.
Því til viðbótar ræddi nefndin nokkuð stöðu þessara mála á Alþingi en fyrir nefndinni var rætt um að þrátt fyrir að tillagan varðaði einkum Stjórnarráð Íslands og ráðuneytin þyrfti að auka notkun fjarfunda hjá öðrum stofnunum til að auðvelda aðgengi þeirra sem búa utan höfuðborgarsvæðisins að samskiptum og þjónustu við þær. Í því sambandi var meðal annars rætt um fundi þingnefnda Alþingis og hvernig megi auka og bæta notkun fjarfunda í samskiptum þingnefnda við fundargesti. Nefndin telur mikilvægt að stofnanir ríkisins leggi sig fram um að stuðla að góðum samskiptum, m.a. með því að bjóða upp á fjarfund þegar við á. Nefndin leggur sérstaka áherslu á að Alþingi taki til skoðunar verklag við fjarfundi þingnefnda þar sem sömu sjónarmið eiga við um samskipti þingnefnda við einstaklinga, fyrirtæki, stofnanir og sveitarfélög og rakin hafa verið um Stjórnarráðið.
Þess má geta að hugbúnaður í tölvum þingmanna, Skype for business, er nýlega orðinn virkur. Nú hef ég sjálf upplifað það að halda fjarfund í gegnum þann búnað úr húsum Alþingis.
Aftur að nefndarálitinu og breytingartillögunni. Ég ætlaði bara að lesa hér upp tillögugreinina eins og hún hljómar núna:
„Alþingi ályktar að fela forsætisráðherra að innleiða verklagsreglur fyrir ráðuneyti Stjórnarráðsins um fjarfundi í því skyni að auðvelda stofnunum, sveitarstjórnum og öðrum aðilum um allt land samskipti við ráðuneytin. Ráðherra skipi starfshóp sem geri tillögur að verklagsreglum og vinni áætlun um innleiðingu nýs verklags þar að lútandi. Ráðherra kynni Alþingi niðurstöður starfshópsins eigi síðar en 1. nóvember 2018.“
Undir álitið rita Líneik Anna Sævarsdóttir framsögumaður, Helga Vala Helgadóttir formaður, Jón Þór Ólafsson, Jón Steindór Valdimarsson, Kolbeinn Óttarsson Proppé, Óli Björn Kárason. Þórunn Egilsdóttir ritar undir álitið með heimild í 4. mgr. 18. gr. starfsreglna fastanefnda. Brynjar Níelsson og Þorsteinn Sæmundsson voru fjarverandi við afgreiðslu málsins.
