Ferill 938. máls. Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Microsoft Word.
154. löggjafarþing 2023–2024.
Þingskjal 1385 — 938. mál.
Stjórnarfrumvarp.
Frumvarp til laga
um breytingu á lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014 (gjaldskrá, rafræn skil).
Frá menningar- og viðskiptaráðherra.
1. gr.
Standi til að hætta starfsemi héraðsskjalasafns skal tilkynna Þjóðskjalasafni Íslands þar um með hæfilegum fyrirvara. Ef starfsemi héraðsskjalasafns er hætt skal afhenda Þjóðskjalasafni Íslands safngögnin á kostnað þess sveitarfélags sem að því stóð, eða þeirra sveitarfélaga sem að því stóðu hafi byggðasamlag verið myndað um rekstur héraðsskjalasafns, sbr. 1. mgr. 11. gr. Um kostnað af móttöku, vörslu og meðhöndlun skjala fer samkvæmt gjaldskrá, sbr. 48. gr. a.
2. gr.
a. Í stað orðanna „skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins“ í 7. tölul. 1. mgr. kemur: samkvæmt lögum um opinber fjármál.
b. 4. málsl. 4. mgr. orðast svo: Þegar skjöl sveitarfélags eða afhendingarskylds aðila sem heyrir undir stjórnsýslu þess eru afhent Þjóðskjalasafni Íslands skal greiða fyrir móttöku þeirra, vörslu, ráðgjöf um skjalahald og eftirlit samkvæmt gjaldskrá, sbr. 48. gr. a.
3. gr.
a. Í stað 1.–2. málsl. 1. mgr. koma þrír nýir málsliðir er orðast svo: Afhendingarskyld skjöl skal leitast við að afhenda opinberu skjalasafni á því formi sem skjölin urðu til á nema forstöðumaður opinbers skjalasafns ákveði annað og skal slík ákvörðun rökstudd. Skjöl á rafrænu formi skulu að jafnaði afhent eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Skjöl á pappír skal afhenda þegar þau hafa náð 30 ára aldri.
b. Við 5. mgr. bætist: samkvæmt gjaldskrá, sbr. 48. gr. a.
c. Við 8. mgr. bætist: samkvæmt gjaldskrá, sbr. 48. gr. a.
d. Á eftir orðinu „gjald“ í 9. mgr. kemur: samkvæmt gjaldskrá, sbr. 48. gr. a.
e. 10. mgr. fellur brott.
4. gr.
5. gr.
a. Við 3. mgr. bætist: samkvæmt gjaldskrá, sbr. 48. gr. a. Eins er opinberu skjalasafni heimilt að taka gjald fyrir aukna rannsóknarvinnu við aðgang að gögnum í vörslu safnsins sé eftir henni óskað.
b. 4. mgr. orðast svo:
Opinberum skjalasöfnum er heimilt að innheimta gjald fyrir ljósritun og afritun gagna sem afhent eru samkvæmt lögum þessum í samræmi við gjaldskrá, sbr. 48. gr. a. Heimilt er að krefjast fyrirframgreiðslu þess kostnaðar.
c. 5.–7. mgr. falla brott.
6. gr.
Gjaldskrárheimild.
a. móttöku skjala, vörslu þeirra og meðferð þegar héraðsskjalasafn hættir starfsemi, sbr. 3. mgr. 10. gr.,
b. móttöku, vörslu, ráðgjöf um skjalahald og eftirlit vegna skjala sem sveitarfélög afhenda safninu, sbr. 4. mgr. 14. gr.,
c. móttöku, frágang og flutning skjala afhendingarskylds aðila sem hættir starfsemi eða er lagður niður, sbr. 5. mgr. 15. gr.,
d. geymslu skjala á pappír sem afhent eru safninu áður en þau hafa náð 30 ára aldri þar til þau ná þeim aldri, sbr. 8. mgr. 15. gr.,
e. varðveislu og eyðingu skjala frá þrotabúum, sbr. 9. mgr. 15. gr.,
f. vinnu við að veita aðgang að gögnum þrotabús eða öðrum óflokkuðum skjölum, svo og fyrir aukna rannsóknarvinnu, sbr. 3. mgr. 44. gr.,
g. ljósritun og afritun gagna sem afhent eru, sbr. 4. mgr. 44. gr.
Gjaldskrá Þjóðskjalasafns Íslands skal staðfest af ráðherra og birt í B-deild Stjórnartíðinda. Gjaldskráin skal einnig birt á vef Þjóðskjalasafns Íslands. Heimilt er að kveða á um árlega verðlagsuppfærslu í gjaldskránni og skal þá gildandi verð á hverjum tíma birtast á vef safnsins.
Héraðsskjalasöfnum er heimilt að setja sér gjaldskrá þar sem kveðið er á um gjaldtöku fyrir þjónustu skv. b-, c-, d-, f- og g-lið 1. mgr. Gjaldskrá héraðsskjalasafns skal sett af stjórn safns, sveitarstjórn eða stjórn byggðasamlags, eftir því sem við á, og birt á aðgengilegan hátt.
Gjaldskrár opinberra skjalasafna skulu miða við þann kostnað sem hlýst af varðveislu skjala með hliðsjón af eðli þeirra og magni. Gjöld skulu ekki vera hærri en raunkostnaður af þeim kostnaðarliðum sem þeim er ætlað að standa undir að teknu tilliti til húsnæðiskostnaðar, launa starfsfólks sem sinnir þjónustunni, sérstaks efniskostnaðar vegna þjónustunnar og eðlilegra afskrifta af þeim búnaði sem notaður er við veitingu þjónustunnar.
7. gr.
8. gr.
Ef starfsemi héraðsskjalasafns er hætt, sbr. 3. mgr. 10. gr., er þjóðskjalaverði heimilt að bjóða starfsfólki þess sem uppfyllir skilyrði laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, nr. 70/1996, starf hjá Þjóðskjalasafni Íslands. Um ráðningu og ráðningarsamband fer eftir lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins að því undanskildu að ákvæði um auglýsingaskyldu í 7. gr. laganna gildir ekki við ráðstöfun starfa samkvæmt þessu ákvæði.
9. gr.
Gjaldskrá Þjóðskjalasafns Íslands, nr. 1360/2021 frá 6. desember 2021, heldur gildi sínu þar til ný gjaldskrá hefur verið sett, sbr. 6. gr. laga þessara. Hið sama gildir um reglugerð um gjaldskrá Þjóðskjalasafns Íslands, nr. 1236/2021.
Greinargerð.
Frumvarpið er samið í menningar- og viðskiptaráðuneytinu og miðar aðallega að því að endurskoða ákvæði laganna sem lúta að gjaldtökuheimildum opinberra skjalasafna, jafnt Þjóðskjalasafns Íslands sem og héraðsskjalasafna, með það fyrir sjónum að auka skýrleika laganna og stuðla að jafnræði sveitarfélaga. Þá er með frumvarpinu stigið skref í þá átt að skil afhendingarskyldra skjala til opinberra skjalasafna verði að meginreglu rafræn.
2. Tilefni og nauðsyn lagasetningar.
Áform Reykjavíkurborgar og í kjölfarið Kópavogsbæjar um að hætta að starfrækja héraðsskjalasafn gáfu tilefni til að skoða þau ákvæði laga um opinber skjalasöfn sem á reynir í slíku tilviki. Sú skoðun leiddi í ljós að gildandi lög eru óskýr, einkum um gjaldtökuheimildir opinberra skjalasafna. Meginmarkmið lagasetningarinnar er að skýra þessar heimildir. Það á annars vegar við um gjöld sem opinberum skjalasöfnum er heimilt að innheimta af notendum og hins vegar um gjöld sem Þjóðskjalasafni Íslands er heimilt að innheimta af sveitarfélögum sem ekki reka héraðsskjalasafn vegna þjónustu sem ella væri í höndum slíks safns. Gjaldtaka í tengslum við verkefnaflutning frá héraðsskjalasafni sem lagt er niður til Þjóðskjalasafns er hluti af síðari þættinum.
3. Meginefni frumvarpsins.
Í fyrsta lagi er með frumvarpinu lagt til að skerpa á orðalagi laga um opinber skjalasöfn þar sem fjallað er um þær aðstæður þegar starfsemi héraðsskjalasafns er hætt, sbr. 3. mgr. 10. gr. laganna og 1. gr. frumvarpsins. Markmiðið er að skýrt sé að ákvæðið gildi þegar starfsemi héraðsskjalasafns er hætt hvort sem starfsemin hafi verið rekin af byggðasamlagi eða af stöku sveitarfélagi. Þá er tekið fram að tilkynna beri Þjóðskjalasafni Íslands tímanlega þar um ef til stendur að leggja starfsemi héraðsskjalasafns niður svo að vel megi standa að undirbúningi flutnings safnkosts og tilfærslu verkefna.
Í öðru lagi er lagt til að ákvæði laganna sem varða gjaldtöku opinberra skjalasafna verði skýrð nánar. Í stað þess að ýmist sé kveðið á um að ráðherra setji reglugerð um slík gjöld eða að opinber skjalasöfn setji gjaldskrár verði skýrt fram tekið í einu gjaldskrárákvæði fyrir hvað opinberum skjalasöfnum er heimilt að innheimta gjald, sbr. 6. gr. frumvarpsins. Annars staðar í lögunum þar sem fjallað er um viðkomandi þjónustu verði vísað til gjaldskrárákvæðisins. Þá verði nánar skýrt hvað felst í tilteknum kostnaðarliðum, svo sem hvað felst í þeirri vörslu sem Þjóðskjalasafni er heimilt að taka gjald fyrir skv. 4. mgr. 14. gr. laganna, sbr. b-lið 2. gr. frumvarpsins.
Í þriðja lagi er lagt til að við lögin bætist gjaldtökuheimildir fyrir Þjóðskjalasafn Íslands vegna miðlunar efnis frá sveitarfélagi sem ekki starfrækir héraðsskjalasafn, sbr. 20. gr. laganna og 4. gr. frumvarpsins, og fyrir öll opinber skjalasöfn vegna aukinnar rannsóknarvinnu við aðgang að gögnum, sbr. a-lið 5. gr. frumvarpsins og skýringar við 5. gr.
Í fjórða lagi er með frumvarpinu lagt til að lögfest verði sú meginregla að gögnum beri að skila til opinbers skjalasafns á því formi sem viðkomandi gögn urðu til á, sbr. 1. mgr. 15. gr. laganna og a-lið 3. gr. frumvarpsins. Í nútímastjórnsýslu verður yfirgnæfandi meiri hluti gagna til á rafrænu formi. Reglan er því í reynd meginregla um rafræn skil gagna til opinberra skjalasafna í samræmi við stefnu stjórnvalda þar um. Eins og nánar er útskýrt í 6. kafla um mat á áhrifum og í skýringum við 3. gr. frumvarpsins er ekki um að ræða fortakslausa skyldu heldur stefnumarkandi meginreglu.
Í fimmta lagi er lagt til að Þjóðskjalasafni verði heimilt að ráða til sín starfsfólk héraðsskjalasafns sem leggur niður starfsemi án undanfarandi auglýsingar, sbr. 8. gr. frumvarpsins.
4. Samræmi við stjórnarskrá og alþjóðlegar skuldbindingar.
Með frumvarpinu eru ekki lagðar til grundvallarbreytingar á gildandi lögum heldur er það einkum til þess fallið að setja skýrar fram ákvæði um gjaldtökuheimildir opinberra skjalasafna og skerpa á áherslu um form skjala sem er skilað til þeirra. Við vinnslu frumvarpsins var m.a. höfð hliðsjón af 1. mgr. 78. gr. stjórnarskrárinnar um sjálfsákvörðunarrétt sveitarfélaga. Efni frumvarpsins var ekki talið gefa tilefni til að ætla að það stangaðist á við stjórnarskrá eða alþjóðlegar skuldbindingar.
5. Samráð.
Við vinnslu frumvarpsins var haft samráð við Þjóðskjalasafn Íslands og Samband íslenskra sveitarfélaga. Drög að frumvarpinu voru birt til umsagnar í samráðsgátt stjórnvalda á vefnum Ísland.is á tímabilinu 23. febrúar til 7. mars 2024, (mál nr. S-55/2024). Alls bárust 11 umsagnir. Eftirtaldar breytingar voru gerðar á frumvarpinu í kjölfar samráðsins.
Í fyrsta lagi var ákveðið að milda orðalag þeirrar meginreglu að gögnum skyldi skilað til opinberra skjalasafna á því formi sem þau urða til á, sbr. a-lið 3. gr. frumvarpsins. Í umsögn Sambands íslenskra sveitarfélaga var bent á að kostnaður fylgdi upptöku kerfis sem nauðsynlegt væri til að geta skilað gögnum rafrænt. Með orðalagsbreytingunni er þessu sýndur skilningur og afhendingarskyldum aðilum sem ekki hafa þegar innleitt nauðsynleg kerfi fyrir rafræn skil veitt svigrúm í því tilliti. Áréttað er, með breytingu á frumvarpsgreininni sem og umfjöllun um hana í greinargerðinni, að reglan sé ekki fortakslaus skylda, heldur vísiregla sem lýsir þeirri stefnu stjórnvalda að skjalavarsla og skil verði í síauknum mæli rafræn. Með þessari breytingu á frumvarpinu er ekki talið nauðsynlegt að fram fari sérstakt mat á kostnaði við upptöku rafrænna skila fyrir sveitarfélög eða aðra aðila.
Í öðru lagi var orðnotkun í sama ákvæði breytt þar sem bent var á að ekki væri fullljóst hvað fælist í hugtaksnotkun um að gögn skyldu afhent „á því sniði“ sem þau urðu til á. Í stað þess var ákveðið að notast við orðalagið „á því formi“ til samræmis við orðalag gildandi laga þar sem m.a. kemur fram að skjöl „á rafrænu formi“ skuli að jafnaði afhent eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri.
Í þriðja lagi var ákveðið að bæta tilvísun til b-liðar 1. efnismgr. 6. gr. frumvarpsins við upptalningu stafliða í 3. efnismgr. sömu greinar. Í b-lið er vísað til heimildar Þjóðskjalasafnsins til að innheimta gjald fyrir móttöku og meðferð skjala frá sveitarfélögum og með vísun í stafliðinn í 3. efnismgr. hljóta héraðsskjalasöfn sams konar heimild. Er breytingin í samræmi við tillögu í umsögn Sambands íslenskra sveitarfélaga þess efnis að héraðsskjalasöfn væru almennt rekin af byggðasamlögum og að kostnaður við reksturinn skiptist á milli sveitarfélaga í hlutfalli við íbúafjölda. Með því að gera sveitarfélögum kleift að nýta umrædda heimild til að héraðsskjalasöfn innheimti gjald vegna móttöku gagna frá sveitarfélögum yrði mögulegt að kostnaður miðaði ekki eingöngu við íbúafjölda heldur einnig við umfang gagna og vinnu tengda móttöku þeirra að öðru leyti. Ráðuneytið tekur undir þessi sjónarmið.
Í fjórða lagi var ákveðið að tiltaka húsnæðiskostnað í lokamálsgrein 6. gr. frumvarpsins sem hluta af þeim raunkostnaði skjalasafna sem heimilt er að taka mið af þegar gjaldskrá er sett. Tillaga um breytingu í þessa veru kom fram í umsögn Skagafjarðar og undir hana var tekið í umsögn Sambandsins.
Að auki var brugðist við ábendingu í umsögn Sambands íslenskra sveitarfélaga, um að fara þyrfti varlega þegar kæmi að heimild Þjóðskjalasafns Íslands til að innheimta gjald fyrir ráðgjafarþjónustu í ljósi leiðbeiningarhlutverks þess, með aukinni umfjöllun um 2. gr. frumvarpsins. Aðrar ábendingar í umsögnum þóttu ekki gefa tilefni til breytinga á frumvarpinu. Þessar ábendingar vörðuðu að stórum hluta þætti sem standa utan við efni frumvarpsins eins og til að mynda á við um ábendingar þess efnis að skylda ætti öll sveitarfélög til að koma að rekstri héraðsskjalasafns. Um afstöðu til allra efnisatriða í umsögn vísast að öðru leyti til niðurstöðuskjals ráðuneytisins undir málinu í samráðsgátt.
6. Mat á áhrifum.
Verði frumvarpið að lögum verða gjaldtökuheimildir opinberra skjalasafna skýrari sem hefur í för með sér aukna réttarvissu fyrir opinber skjalasöfn, sveitarfélög, afhendingarskylda aðila og notendur opinberra skjalasafna. Með frumvarpinu er opinberum skjalasöfnum jafnframt gert kleift að taka þóknun fyrir viðbótarþjónustu umfram lögbundna þjónustu, sem hefur jákvæð áhrif á fjárhag þeirra og gæði þjónustunnar sem það veitir.
Skýrari heimildir fyrir því að Þjóðskjalasafn Íslands innheimti gjald af sveitarfélögum sem ekki reka héraðsskjalasafn hafa jákvæð áhrif á jafnræði sveitarfélaga. Í greinargerð með frumvarpi því sem varð að lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014 (þskj. 403, 246. mál á 143. löggjafarþingi), kom m.a. fram að heimildum Þjóðskjalasafns til að innheimta gjald fyrir þjónustu við sveitarfélög sem væru afhendingarskyldir aðilar væri ætlað að tryggja jafnræði er varðar kostnað milli sveitarfélaga sem reka héraðsskjalasafn og sveitarfélaga sem afhenda gögn til Þjóðskjalasafns. Í greinargerðinni sagði: „Er þessi tillaga sett fram til að tryggja jafnræði milli sveitarfélaga hvað varðar kostnað vegna lögbundinnar vörslu og meðferðar opinberra skjala þar sem sveitarfélög ýmist greiði kostnað vegna reksturs héraðsskjalasafns eða vegna skila á afhendingarskyldum gögnum til Þjóðskjalasafns.“ Skýrari heimildir Þjóðskjalasafns til að innheimta þennan kostnað renna styrkari stoðum undir þetta markmið. Samhliða því má búast við að kostnaður einhverra sveitarfélaga, sem ekki starfrækja héraðsskjalasafn, aukist. Sú kostnaðaraukning fer eftir eðli og umfangi þeirra gagna sem þau skila Þjóðskjalasafni og þeirrar þjónustu sem Þjóðskjalasafn tekur að sér að sinna fyrir þeirra hönd. Í gjaldskrárákvæði frumvarpsins, þ.e. 6. gr., er tekið fram að gjöld skuli miða við þann kostnað sem hlýst af varðveislu skjala með hliðsjón af eðli þeirra og magni og ekki vera hærri en raunkostnaður af þeim kostnaðarliðum sem þeim er ætlað að standa undir, að teknu tilliti til húsnæðiskostnaðar, launa starfsfólks sem sinnir þjónustunni, sérstaks efniskostnaðar vegna þjónustunnar og eðlilegra afskrifta af þeim búnaði sem notaður er við þjónustuna.
Með frumvarpinu er jafnframt lögfest sú meginregla að afhendingarskyldir aðilar skili skjölum til opinberra skjalasafna á því formi sem skjölin verða til á. Í reynd er þar með lögfest meginregla um rafræn skil, enda verður yfirgnæfandi meiri hluti skjala í nútímastjórnsýslu til á rafrænu formi. Um stefnumarkandi meginreglu er að ræða en ekki fortakslausa skyldu. Ætlunin er að löggjöfin sé skýr um að rafræn skjalavarsla sé jafngild eiginlegri geymslu pappírsskjala og að rafræn skil séu sú meginregla sem stefnt er á að verði ráðandi í framtíðinni. Rafræn skil hafa í för með sér jákvæð umhverfisáhrif sem og sparnaðaráhrif til langs tíma, þó ekki sé litið fram hjá því að upptöku og viðhaldi rafræns skjalakerfis og rafrænna skila fylgi jafnframt kostnaður fyrir afhendingarskylda aðila.
Um einstakar greinar frumvarpsins.
Um 1. gr.
Um 2. gr.
Í b-lið er lögð til breyting á orðalagi 4. málsl. 4. mgr. 14. gr. laganna til að skýra hvað falist getur í þeim kostnaði sem hlýst af afhendingu sveitarfélags á skjölum til Þjóðskjalasafns Íslands og sveitarfélagi ber að standa undir. Í gildandi ákvæði er tekið fram að sveitarfélag greiði fyrir vörslu skjala. Lagt er til að jafnframt verði tiltekinn kostnaður fyrir móttöku og eftirlit auk ráðgjafarþjónustu um skjalahald, í samræmi við þau lögbundnu hlutverk opinberra skjalasafna sem Þjóðskjalasafnið tekur við, en héraðsskjalasafn hefði ella með höndum, þegar gögnum sveitarfélags er skilað til þess.
Hlutverk opinberra skjalasafna er að hafa eftirlit með framkvæmd afhendingarskyldra aðila á lögum um opinber skjalasöfn, reglugerðum sem ráðherra setur og reglum sem settar eru á grundvelli laganna, sbr. 4. tölul. 13. gr. laganna. Mikilvægur hluti leiðbeinandi eftirlits er því að veita ráðgjöf og fræðslu um skjalahald í samræmi við gildandi lög, reglugerðir og reglur. Breytingunni er þannig ætlað að auka skýrleika um hvað í umræddum kostnaði felst, enda ljóst að ekki er tilefni til að líta svo á að kostnaðurinn eigi eingöngu að ná til vörslunnar sjálfrar í þröngum skilningi, sbr. t.d. skilgreiningu á skjalavörslu í 2. gr. laganna. Í því samhengi má vísa til þess að breytingin er í samræmi við þann tilgang, sem fram kemur í frumvarpinu sem varð að gildandi lögum, að gjaldtöku fyrir vörslu skjala sveitarfélaga sé ætlað að tryggja jafnræði milli sveitarfélaga hvað varðar kostnað vegna lögbundinnar vörslu og meðferðar opinberra skjala óháð því hvort þau standi að rekstri héraðsskjalasafns eða skili afhendingarskyldum gögnum til Þjóðskjalasafns. Við breytinguna er jafnframt horft til innra samræmis í lögunum, m.a. til 5. mgr. 15. gr. þeirra.
Ástæða er til að árétta að með heimild til handa Þjóðskjalasafns til að taka gjald fyrir ráðgjöf um skjalahald vegna gagna sem sveitarfélag skilar til þess er einkum átt við gjald fyrir það ráðgjafarhlutverk sem Þjóðskjalasafnið sinnir í tengslum við vörslu gagnanna og væri ella hjá héraðsskjalasafni viðkomandi sveitarfélags, kæmi það að rekstri slíks safns. Því er ekki um að ræða heimild til að taka gjald fyrir almenna ráðgjöf sem rúmast innan lögbundins hlutverks safnsins skv. 8. gr. laganna, sbr. einnig almenna leiðbeiningarskyldu stjórnvalda, þ.m.t. ráðgjöf til sveitarfélaga og héraðsskjalasafna.
Um 3. gr.
Í b–e-lið greinarinnar eru lagðar til breytingar í samræmi við þann tilgang frumvarpsins að skýra og samræma gjaldtökuákvæði laganna, sbr. umfjöllun í 2. kafla og skýringum við 6. gr.
Um 4. gr.
Með breytingunni er ætlunin jafnframt að stuðla að því að fræðsla og miðlun gagna, í samræmi við tilgang ákvæðisins, nái til gagna frá öllum landshlutum og að fjárhagsleg sjónarmið standi þeim tilgangi ekki í vegi. Gert er ráð fyrir að Þjóðskjalasafn hafi samráð við viðkomandi sveitarfélag um miðlun gagna í samræmi við ákvæðið og að um gjaldtöku fyrir hana fari samkvæmt gjaldskrá þess, sem ráðherra staðfestir.
Um 5. gr.
Þá er lagt til að 44. gr. laganna verði aðlöguð þeirri breytingu að gjaldskrárákvæði komi fram í sérstakri grein í XI. kafla laganna, þ.e. nýrri 48. gr. a. Lagt er til að efni 4., 5. og 7. mgr. 44. gr. eins og hún stendur í gildandi lögum verði sameinað í eina málsgrein og að efnislegt inntak 6. mgr. verði hluti hins nýja gjaldskrárákvæðis.
Um 6. gr.
Lagt er til að Þjóðskjalasafn Íslands setji sér gjaldskrá sem staðfest verði af ráðherra og birt í B-deild Stjórnartíðinda, sbr. 1. mgr. 3. gr. laga um Stjórnartíðindi og Lögbirtingablað, nr. 15/2005. Þannig verði ekki lengur gert ráð fyrir hvoru tveggja í lögunum, reglugerð ráðherra um gjaldtöku og gjaldskrá líkt og nú er heldur eingöngu gjaldskrá. Lagt er til að ákveða megi árlega uppfærslu fjárhæða í gjaldskránni samkvæmt fyrir fram ákveðinni verðlagstengingu, enda skuli gildandi verðlag þá ávallt birt á vef Þjóðskjalasafns. Ekki er tekið af skarið um þá vísitölu eða aðrar þær forsendur sem ráða skulu verðlagstengingunni. Þar sem launakostnaður er líklega veigamesti kostnaðarliður starfseminnar er þó nærtækt að miða við launavísitölu í því samhengi.
Gert er ráð fyrir að stjórn héraðsskjalasafns eða eftir atvikum sveitarstjórn eða stjórn byggðasamlags setji héraðsskjalasafni gjaldskrá.
Í lokamálsgrein greinarinnar er kveðið á um viðmið við ákvörðun gjalda. Greinin byggist á 10. mgr. 15. gr. og 6. mgr. 44. gr. laganna.
Um 7. gr.
Um 8. gr.
Með þessu er ætlunin að stuðla að því að mikilvæg þekking um safnkost og verkefni héraðsskjalasafns glatist ekki heldur færist yfir til Þjóðskjalasafns og að ekki verði þjónusturof gagnvart notendum við tilfærslu verkefna og safnkosts.
Gjöldum sem Þjóðskjalasafni er heimilt að innheimta af sveitarfélögum vegna yfirtöku á hlutverki héraðsskjalasafns þegar það er lagt niður er m.a. ætlað að standa undir auknum starfsmannakostnaði. Það athugast að um heimild til að bjóða starf er að ræða en ekki skyldu. Ræðst það af því að þörfin á að fjölga stöðugildum hjá Þjóðskjalasafni er háð aðstæðum hverju sinni og þarf ekki endilega að samræmast starfsmannafjölda þess héraðsskjalasafns sem hættir starfsemi. Á það er bent að stjórnsýslulög gilda eftir sem áður um matskenndar ákvarðanir, svo sem þegar eftirspurn eftir starfi sem Þjóðskjalasafn hyggst veita samkvæmt heimildinni er þannig að velja þarf á milli einstaklinga. Er þá nauðsynlegt, eins og endranær, að málefnaleg sjónarmið ráði niðurstöðunni. Ráðstöfun starfs í samræmi við ákvæðið lýtur reglum starfsmannalaga, að undanskilinni auglýsingaskyldu.
Um 9. gr.
